Saltar al contenido principal

Manual de AGF App: COM – Comercial

Alcance

El área COM – Comercial reúne la información comercial de los proyectos: informes, tareas, documentos, reuniones y comentarios. Su objetivo es registrar y organizar la actividad comercial para que pueda consultarse, mantenerse trazable y ser explotable posteriormente. La información registrada en Comercial constituye el rastro operativo que permite reconstruir decisiones, acciones y entregas.

1. Acceso y estructura​

En el menú lateral, abrir COM – Comercial. El área está formada por cinco módulos:

Informes

Consulta y creación de informes comerciales.

List. Tareas

Organización de grupos y tareas comerciales por proyecto, fase y estructura jerárquica.

Documentos

Seguimiento de entregables y documentos comerciales con control de versiones.

Reuniones

Registro de reuniones comerciales, temporizador, resumen y fichaje de participantes.

Búsqueda de comentarios

Consulta, filtrado, análisis y exportación de comentarios comerciales.

nota

Los registros creados en Comercial se identifican con el origen COM. Aunque la aplicación utiliza una base de datos común, cada área muestra la información correspondiente a su origen. Esto permite segregación de información por departamento manteniendo una única plataforma de trabajo.

2. Principios operativos de trabajo en Comercial​

2.1. Proyecto y ambiente como punto de partida​

La actividad comercial se organiza siempre a partir de un proyecto y un ambiente.

  • Proyecto: referencia del trabajo externo o cliente. Contiene información identificativa (nombre, cliente, tipo, estado, localización, país).
  • Ambiente: la fase o momento del proyecto en que se realiza el trabajo comercial.

Ambientes típicos en Comercial:

  • Contacto comercial.
  • Oferta.
  • Propuesta técnico-comercial.
  • Seguimiento.
  • Post-venta.

Antes de crear tareas, documentos, reuniones o comentarios, verificar siempre que se ha seleccionado el proyecto y el ambiente correctos. Esto evita que información quede asociada a una fase equivocada y permite reconstruir el histórico completo.

2.2. Estructura jerárquica de tareas​

Las tareas en Comercial se organizan en una estructura clara de tres niveles. Esto elimina tareas sueltas y facilita el seguimiento.

Nivel 1: Grupo de tareas

El grupo es un contenedor temático, no una tarea ejecutable. Ejemplos:

  • Gestión con promotor.
  • Oferta técnica.
  • Documentación comercial.
  • Seguimiento cliente.

Nivel 2: Tarea principal

La tarea principal es una acción concreta con entidad operativa suficiente. Ejemplos:

  • Preparar propuesta económica.
  • Redactar comunicación al cliente.
  • Coordinar con ingeniería para especificaciones.
  • Generar informe técnico-comercial.

Nivel 3: Tarea derivada (opcional)

Se utiliza cuando una tarea principal requiere división en bloques relevantes. Ejemplos:

  • Si "Preparar propuesta" implica: revisar alcance, solicitar datos a ingeniería, calcular costos, generar documento final.
aviso

La jerarquía máxima es Grupo → Tarea principal → Tarea derivada. No crear niveles adicionales de anidamiento. Si una acción no cabe en esta estructura, probablemente deba ser una subtarea asignada (véase sección 2.4).

2.3. Importancia y urgencia automática​

Al crear una tarea, indicar como mínimo:

  • Nombre claro y descriptivo.
  • Tiempo estimado en minutos (obligatorio para cálculo de urgencia).
  • Fecha límite (obligatoria para cálculo de urgencia).
  • Importancia (manual: Alta, Media, Baja).

La urgencia se calcula automáticamente según la relación entre:

  • Tiempo restante para ejecutar.
  • Tiempo hasta la fecha límite.

Una tarea sin tiempo estimado o sin fecha límite puede no generar urgencia calculada. Esto puede distorsionar prioridades reales.

Diferencia clave:

  • Importancia: valor que asigna manualmente la persona.
  • Urgencia: valor que calcula el sistema de forma automática.

Ambas deben tenerse en cuenta al planificar el trabajo.

2.4. Comentarios vs. Subtareas​

Comentario: deja constancia, explica contexto, registra decisión, incidencia o avance.

  • Riesgo: puede no generar acción visible.
  • Uso: documentar lo que ha pasado, decisiones tomadas, criterios seguidos.

Subtarea: encarga una acción concreta a alguien con fecha y tiempo.

  • Aparece en la pantalla de inicio del usuario asignado.
  • Obligatoria si alguien debe hacer algo concreto.
  • Uso: encargar trabajo derivado, correcciones, acciones que requieren seguimiento.

Regla práctica:

  • Si solo quiero dejar constancia: comentario.
  • Si quiero que alguien haga algo: subtarea.
  • Si la acción es de gran envergadura: tarea principal o derivada.
consejo

Un comentario útil es más valioso que tres inútiles. Escribir lo suficiente para que en tres meses alguien pueda entenderlo. Un comentario debe responder preguntas como: ¿Qué se ha hecho? ¿Por qué? ¿Qué decisión se ha tomado? ¿Qué queda pendiente? ¿Dónde está el documento?

2.5. Registro de tiempo: fichajes​

El tiempo dedicado a una tarea debe registrarse mediante fichajes. La aplicación utiliza esa información para:

  • Conocer la dedicación real de cada tarea.
  • Comparar tiempo previsto con tiempo consumido.
  • Construir estadísticas por tipo de actividad.

Procedimiento recomendado:

  1. Antes de comenzar a trabajar, abrir la tarea correspondiente.
  2. Iniciar el fichaje desde la tarea.
  3. Ejecutar el trabajo.
  4. Al cambiar de actividad, detener el fichaje anterior e iniciar el de la nueva tarea.
aviso

El sistema realiza cierres automáticos de fichajes en horarios configurados (actualmente a las 15:00). Si un fichaje se detiene a la hora configurada, puede deberse al cierre automático y no a un error del usuario. Los fichajes abiertos indefinidamente afectan a la calidad de las métricas.

3. Informes​

El módulo Informes permite registrar y consultar informes generados desde el área Comercial. Un informe recoge conocimiento, procedimientos, decisiones o información relevante para el proceso comercial.

Los informes de Comercial se almacenan con origen COM. Por ello, un informe creado en esta área no aparece como informe de Gestión de Proyectos, Ingeniería u otras áreas.

3.1. Acceso a un informe​

  1. Abrir COM – Comercial.
  2. Seleccionar Informes.
  3. Localizar el informe mediante búsqueda o filtrado.
  4. Abrir el informe para consultar su contenido.

Cuando un usuario consulta o redacta un informe, la aplicación puede registrar el tiempo dedicado como tiempo de informes, diferenciado del tiempo imputado directamente a una tarea.

nota

El fichaje de informes es separado del fichaje de tareas. Al entrar a redactar o consultar un informe, se pausa automáticamente el fichaje de la tarea activa.

3.2. Permisos de informes​

El acceso a un informe depende de los permisos del usuario sobre:

  1. El tipo de informe.
  2. El asunto del informe.

Si falta alguno de estos permisos, el informe no estará disponible para el usuario. Los permisos pueden asignarse por usuario individual o por grupo; se aplica la unión de permisos.

4. Lista de tareas​

El módulo List. Tareas permite organizar el trabajo comercial por proyecto, ambiente y estructura jerárquica. La estructura evita crear tareas aisladas y facilita el seguimiento exhaustivo de actividades comerciales.

4.1. Crear grupos y tareas​

Procedimiento:

  1. Abrir COM – Comercial → List. Tareas.
  2. Seleccionar el proyecto correspondiente.
  3. Seleccionar el ambiente (fase del proyecto: contacto, oferta, seguimiento, etc.).
  4. Crear un grupo de tareas para organizar un bloque temático de trabajo.
  5. Crear las tareas principales dentro del grupo.
  6. Crear tareas derivadas si es necesario (división de una tarea principal).
  7. Completar para cada tarea:
    • Nombre claro.
    • Responsables.
    • Tiempo estimado (minutos).
    • Fecha límite.
    • Importancia.
    • Descripción si procede.
  8. Guardar la información.
consejo

Acceso rápido: Es posible guardar una selección de proyecto y ambiente como marcador. Este acceso conserva la configuración para volver posteriormente al mismo punto de trabajo sin reseleccionar cada vez.

4.2. Tiempo estimado, importancia y urgencia calculada​

Obligatorios para cálculo correcto:

  • Tiempo estimado: expresado en minutos.
  • Fecha límite: fecha prevista de finalización.

Sin estos datos, la tarea permanecerá sin urgencia calculada.

  • Importancia: asignación manual (Alta, Media, Baja).
  • Urgencia: cálculo automático del sistema según tiempo restante y fecha límite.

Una tarea puede tener alta importancia pero baja urgencia (o viceversa). Ambas deben considerarse juntas al priorizar trabajo.

4.3. Estados y validación de tareas​

Las tareas pueden estar en los siguientes estados:

Tarea abierta

La tarea está disponible para realizarse. Permite registrar trabajo y fichajes.

En supervisión

El responsable ha terminado el trabajo. La tarea queda pendiente de revisión por parte del administrador o superior asignado.

Tarea cerrada

La revisión se ha aceptado. La tarea queda finalizada.

Flujo de validación:

Cuando una tarea requiere comprobación:

  1. El responsable no puede cerrarla directamente.
  2. El responsable la pasa a En supervisión.
  3. El administrador o superior asignado la revisa.
  4. Si la validación es correcta: acepta y cierra la tarea.
  5. Si no es correcta: la devuelve a Abierta con comentario indicando correcciones necesarias.
consejo

Si de una tarea surge una acción concreta para otra persona, crear una subtarea asignada en lugar de dejar solo un comentario. Las subtareas aparecen en la pantalla de inicio del usuario asignado.

4.4. Subtareas​

Las subtareas son acciones derivadas de una tarea principal. Características:

  • Tienen fecha de finalización.
  • Tienen tiempo asignado.
  • Aparecen en la pantalla de inicio del usuario asignado.
  • Se crean desde la ficha de la tarea principal.

Ejemplo: Tarea principal: "Preparar propuesta económica". Subtareas derivadas:

  • Solicitar datos de ingeniería (asignada a Juan).
  • Calcular costos (asignada a María).
  • Generar documento (asignada a Pedro).

4.5. Filtros y búsqueda​

En las listas de tareas se pueden utilizar filtros para localizar:

  • Nombre de tarea.
  • Importancia.
  • Fase o ambiente.
  • Tipo de tarea.
  • Administrador responsable.
  • Usuario asignado.

También es posible aplicar ordenación por columnas, paginación y limpiar filtros cuando sea necesario.

5. Documentos​

El módulo Documentos permite registrar y controlar los documentos comerciales entregados o en preparación. Los archivos se gestionan en ubicación de almacenamiento externa (Dropbox), pero AGF App conserva el seguimiento completo de cada entregable y documento.

aviso

No utilizar el módulo documental como sustituto del archivo. El documento debe conservarse en su ubicación de almacenamiento correspondiente. AGF App registra su seguimiento, control y trazabilidad.

5.1. Estructura documental​

La estructura de documentos sigue este orden jerárquico:

NivelDescripción
ProyectoContenedor superior. El trabajo con el cliente.
Ambiente (expediente)Fase o estado del proyecto (contacto, oferta, seguimiento, post-venta).
EntregableAgrupación de documentación que debe prepararse o entregarse como unidad coherente.
DocumentoPieza concreta dentro del entregable. El archivo o componente individual.

Ejemplos de entregables:

  • Propuesta técnico-comercial.
  • Oferta económica.
  • Informe técnico.
  • Presupuesto.
  • Certificado de pruebas.
  • Comunicaciones formales.

Ejemplos de documentos dentro de un entregable:

  • Memoria descriptiva.
  • Planos.
  • Cálculos.
  • Tablas de especificaciones.

5.2. Metadatos de un entregable o documento​

Según el tipo de registro, se puede indicar:

  • Estado: borrador, en revisión, final, entregado, aprobado.
  • Número: identificador único dentro del ambiente.
  • Versión y revisión: control de cambios.
    • Revisión: cambios menores internos.
    • Versión: cambios mayores en contenido o estructura.
  • Destino: interno, cliente, proveedor, regulador.
  • Fecha de entrega: cuándo se entrega o debe entregarse.
  • Responsable: quién redacta o es responsable.
  • Comentarios: observaciones, aprobaciones, cambios solicitados.
  • Relación con proyecto y ambiente: trazabilidad completa.

Cadena de referencia documental: Se genera automáticamente a partir de: Proyecto + Fase + Nº + Versión + Revisión + Acrónimo.

Ejemplo: 240-IE-001-02-01-MT (Proyecto 240, fase Ingeniería Ejecución, doc 001, versión 2, revisión 1, tipo Memoria Técnica).

Esta cadena debe sincronizarse con el nombre exacto del archivo en la carpeta de almacenamiento.

5.3. Procedimiento de uso del módulo documental​

  1. Abrir Documentos dentro de COM – Comercial.
  2. Seleccionar el proyecto y el ambiente correspondientes.
  3. Abrir o crear el entregable necesario.
  4. Crear o actualizar el documento dentro del entregable.
  5. Indicar:
    • Responsable.
    • Estado.
    • Fecha de entrega.
    • Versión o revisión.
  6. Registrar un comentario cuando se emita o se entregue el documento.

El comentario de entrega debe contener:

  • Qué se ha emitido y versión.
  • Cuándo se ha entregado.
  • A quién se ha enviado.
  • Dónde se ubica (ruta en almacenamiento).
  • Medio de entrega (correo, plataforma, etc.).
  • Estado esperado (para revisión, para aprobación, información, etc.).
aviso

Un documento emitido sin comentario de entrega queda en el aire. Meses después, nadie sabrá qué se envió, cuándo, a quién ni dónde está. Los comentarios son el rastro que permite reconstruir el histórico.

6. Reuniones​

El módulo Reuniones permite registrar reuniones comerciales asociadas al proyecto correspondiente. Al iniciar una reunión, la aplicación imputa automáticamente el tiempo a los participantes.

6.1. Crear una reunión​

Procedimiento:

  1. Abrir COM – Comercial → Reuniones.
  2. Pulsar Nueva reunión.
  3. Indicar:
    • Título: descripción clara (p. ej., "Comunicación HEYGAZ | Molina | María Deryugina").
    • Fecha: fecha y hora de la reunión.
    • Proyectos: uno o varios proyectos asociados.
  4. Crear la reunión.
  5. Añadir participantes (personas asistentes).
  6. Guardar.

6.2. Iniciar una reunión​

  1. Abrir la reunión creada.
  2. Pulsar Iniciar (botón verde).
  3. Se inicia el temporizador de reunión.
  4. Se detiene automáticamente el fichaje de la tarea activa de cada participante.
  5. Se inicia el fichaje de reunión para todos los participantes.

Indicador visual: La reunión activa queda marcada. Si hay varias reuniones simultáneas, es visible cuál está en curso.

6.3. Durante la reunión: resumen y notas​

Mientras la reunión está en curso:

  1. En el área "Fichaje de la reunión" se muestra el tiempo transcurrido (contador).
  2. En el área "Resumen" (editor de texto) se registra:
    • Asuntos tratados.
    • Decisiones tomadas.
    • Acciones acordadas.
    • Puntos de contacto (nombres de participantes del lado del cliente).

El resumen no debe ser una transcripción bruta. Debe ser una síntesis útil que permita reconstruir la reunión meses después.

nota

Si se ha grabado la reunión con PLAUD, cargar la transcripción en el editor y editarla para extraer solo lo relevante. Las transcripciones automáticas contienen ruido; la síntesis limpia es más valiosa.

6.4. Finalizar una reunión​

  1. Pulsar Finalizar (o botón equivalente).
  2. El temporizador se detiene.
  3. Se valida que el fichaje se ha cerrado correctamente en todos los participantes.
  4. Revisar y completar el resumen si es necesario.
  5. Guardar la reunión.

Después de finalizar:

  • El tiempo fichado se ha imputado a todos los participantes.
  • El resumen queda registrado.
  • La reunión pasa a histórico y puede ser consultada posteriormente.

6.5. Derivadas de reunión: tareas y subtareas​

Si de una reunión surge una acción concreta para una persona:

  1. Crear una subtarea asignada a esa persona.
  2. Indicar:
    • Acción concreta a realizar.
    • Fecha límite.
    • Tiempo estimado.
  3. Enlazarla a la reunión mediante comentario.

Regla: Un comentario en la reunión deja constancia; una subtarea permite gestionar la ejecución.

consejo

Ejemplo: En la reunión se decide que "Ingeniería debe proporcionar especificaciones técnicas antes del 20 de sept". En lugar de dejar solo un comentario, crear una subtarea "Proporcionar especificaciones técnicas de HEYGAZ" asignada a ingeniería con fecha 20 de sept. Así aparecerá en su pantalla de inicio.

6.6. Reuniones con cliente vs. reuniones internas​

Reuniones con cliente (promotor, usuario externo):

  • Registrar con especial cuidado.
  • Documentar qué se ha pedido.
  • Documentar qué decisiones se han tomado.
  • Documentar qué documentos hay que emitir.
  • Documentar qué tareas internas se derivan.
  • Incluir nombres de contactos principales.

Reuniones internas:

  • También registrables si afectan a estrategia documental, cambios de criterio, coordinación o planificación.
  • Resumen útil para referencia futura.

7. Búsqueda de comentarios​

El módulo Búsqueda de comentarios permite consultar, analizar y exportar todos los comentarios registrados en Comercial. Esta es una herramienta central de inteligencia operativa.

Los resultados se limitan a comentarios cuyo origen es COM (Comercial).

7.1. Buscar y filtrar comentarios​

Procedimiento:

  1. Abrir COM – Comercial → Búsqueda de comentarios.
  2. Escribir una palabra o texto en el buscador para buscar en título o contenido.
  3. Aplicar filtros avanzados si es necesario:
    • Rango de fechas: consultar período específico.
    • Autor: quién escribió el comentario.
    • Tipo de comentario: categoría del comentario (decisión, incidencia, entrega, etc.).
    • Proyecto: filtrar por proyecto específico.
    • Tarea: filtrar por tarea específica.
  4. Revisar los resultados mostrados.
  5. Abrir un comentario para ver su contenido completo.

Navegación de resultados:

  • Indicador "Mostrando 1 a X de Y comentarios".
  • Paginación: seleccionar número de resultados por página (50 por defecto).
  • Ordenación: por fecha, autor, proyecto, etc.

7.2. Acciones sobre comentarios individuales​

Cada comentario en el listado permite:

Abrir (clic en el comentario):

  • Ver contenido completo.
  • Ver contexto (tarea, proyecto asociados).
  • Ver anexos o imágenes.
  • Acceder a la tarea relacionada.

Editar (si tienes permisos):

  • Modificar el contenido del comentario.
  • Queda registro de cuándo se editó y quién lo hizo.

Eliminar (si tienes permisos):

  • Eliminar el comentario.
  • Esta acción debe realizarse con precaución.

Expandir (flechas en la fila):

  • Ver más detalles del comentario sin abrirlo completamente.

7.3. Exportar comentarios a PDF​

Procedimiento:

  1. Aplicar los filtros necesarios para seleccionar los comentarios de interés.
  2. Revisar que los filtros incluyen únicamente la información necesaria.
  3. Pulsar Generar PDF con comentarios filtrados.
  4. El sistema genera un reporte PDF en segundo plano.
  5. El PDF incluye:
    • Filtros aplicados (trazabilidad de qué se ha exportado).
    • Información de cada comentario (autor, fecha, contenido).
    • Imágenes adjuntas si existen.

Tiempo de generación: Si el volumen es grande, puede tardar unos momentos. La descarga se notificará cuando esté lista.

7.4. Análisis con IA: explotación futura​

Los comentarios exportados permiten análisis posterior:

Flujo actual manual:

  1. Filtrar comentarios de interés.
  2. Exportar a PDF.
  3. Cargar el PDF en un asistente IA (ChatGPT, Claude, etc.).
  4. Hacer preguntas en lenguaje natural.

Preguntas útiles:

  • ¿Qué problemas se han detectado?
  • ¿Qué decisiones se han tomado sobre X tema?
  • ¿Cuál es el histórico de cambios en Y especificación?
  • ¿Qué incidencias se repiten?
  • Resume el estado del proyecto en los últimos 30 días.

Futuro: La AGF App contará con asistente IA interno para hacer esto sin necesidad de exportar manualmente.

aviso

Calidad de entrada = Calidad de análisis.

La IA solo será útil si los comentarios registrados son de buena calidad: claros, útiles, contextualizados. Comentarios vacios, mal redactados o sin información añaden ruido y reducen valor del análisis.

8. Principios rectores de Comercial​

Estos principios rigen todo el trabajo en el área Comercial:

  1. Proyecto y ambiente como organizadores: Toda tarea, documento, reunión o comentario debe estar vinculado a un proyecto y un ambiente claro.

  2. Estructura jerárquica: No crear tareas sueltas. Usar Grupo → Tarea principal → Tarea derivada. Si es más pequeño, crear subtarea.

  3. Subtareas para acciones: Si alguien debe hacer algo, crear subtarea (no solo comentario).

  4. Comentarios como rastro: Todo cambio importante, decisión, entrega o incidencia debe quedar como comentario. El comentario es el rastro que permite reconstruir qué ha pasado.

  5. Documentos trazados: Todo documento emitido debe dejar comentario de entrega. No emitir sin trazabilidad.

  6. Tiempos registrados: Toda actividad comercial debe imputar tiempo mediante fichajes. Permite saber qué ha costado cada tarea y comparar con lo previsto.

  7. Reuniones formales: Las reuniones con cliente deben registrarse formalmente, con resumen, participantes y acciones derivadas.

  8. Explotación posterior: La información registrada será explotable después mediante búsqueda, filtrado y análisis con IA.

9. Caso de uso: gestión de oferta técnico-comercial​

Flujo operativo completo:

  1. Contacto comercial: Llega solicitud del cliente.
  2. Crear reunión: Registrar reunión inicial con cliente, resumen y decisiones.
  3. Crear grupo "Oferta": Grupo de tareas para organizar el trabajo.
  4. Crear tareas principales:
    • Coordinar con ingeniería para especificaciones.
    • Preparar propuesta técnica.
    • Calcular presupuesto.
    • Redactar comunicación de entrega.
  5. Crear subtareas:
    • Solicitar datos a ingeniería (subtarea a Juan).
    • Calcular costos (subtarea a María).
  6. Crear entregable "Oferta":
    • Documento "Memoria técnica".
    • Documento "Presupuesto".
  7. Registrar reunión de cierre con cliente.
  8. Comentario de entrega cuando se envíe.
  9. Exportar comentarios si se necesita histórico posterior.

Todo queda vinculado, trazable y explotable.

10. Resumen operativo​

El área Comercial es la base de información del proceso comercial de AGF. Sus componentes permiten:

  • Los informes recogen conocimiento e información relevante.
  • La lista de tareas organiza el trabajo comercial de forma estructurada.
  • Los documentos controlan entregables y versiones.
  • Las reuniones registran participantes, tiempo, decisiones y acciones.
  • La búsqueda de comentarios permite recuperar, analizar y exportar el histórico comercial.

Objetivo final: Convertir la actividad comercial en un rastro ordenado, trazable y explotable que pueda consultarse meses o años después, y que pueda analizarse con IA para extraer valor.