Manual de AGF App: GP – Gestión de Proyectos

Alcance

El área GP – Gestión de Proyectos es el puente entre el cliente/promotor y la ejecución interna de AGF.

GP no es un área de ejecución técnica. GP es de coordinación, solicitud y control. Su función es:

• Gestionar la relación con el cliente (promotor, usuario final).
• Traducir solicitudes del cliente en tareas internas.
• Registrar lo que se ha pedido, decidido y entregado.
• Mantener trazabilidad completa hacia el cliente.

Mientras Ingeniería diseña, GEM ejecuta en campo, y Comercial vende, GP coordina que todo se entienda, se comunique correctamente y se entregue a tiempo.

1. Acceso y estructura

En el menú lateral, abrir GP – Gestión de Proyectos. El área está formada por cinco módulos:

📋

Informes

Informes de gestión, seguimiento de hitos, estados de proyecto.

🗃️

List. Tareas

Organización de tareas de coordinación, comunicación y control con cliente.

📄

Documentos

Seguimiento de documentos entregados al cliente y comunicaciones formales.

👥

Reuniones

Registro de reuniones con cliente, decisiones y acuerdos.

🔎

Búsqueda de comentarios

Consulta de lo hablado con cliente, acuerdos, cambios solicitados.

nota

Los registros creados en GP se identifican con el origen GP. Aunque la base de datos es común, GP muestra solo información de su origen. Esto permite que GP gestione la relación con cliente sin contaminar información interna de otros departamentos (Ingeniería, GEM, Comercial).

2. Función de GP

2.1. GP no ejecuta, GP coordina

GP NO es responsable de:

• Diseñar (eso es Ingeniería).
• Montar o ejecutar en campo (eso es GEM).
• Presupuestar u ofrecer (eso es Comercial).

GP SÍ es responsable de:

• Hablar con el cliente.
• Entender qué necesita.
• Registrar sus solicitudes y decisiones.
• Repartir el trabajo a quien corresponda (ING, GEM, COM).
• Comunicar avance y cambios.
• Coordinar entregas.

2.2. Flujo de trabajo típico en GP

El ciclo de coordinación de GP sigue esta secuencia:

Fase	Actor	Acción
1. Solicitud	Cliente	Solicita algo en reunión, correo o llamada
2. Recepción	GP	Entiende y registra en la AGF App (tarea, comentario)
3. Análisis y Distribución	GP	Analiza qué departamentos necesita (ING, GEM, COM) y crea tareas asignadas
4. Ejecución	ING / GEM / COM	Ejecutan sus tareas correspondientes
5. Reporte	GP	Comunica resultado y avance al cliente
6. Validación Cliente	Cliente	Aprueba o solicita cambios/ajustes
7. Registro y Cierre	GP	Registra feedback y cierra ciclo o reinicia si hay cambios

información

Este flujo se repite en ciclos hasta que el cliente está completamente conforme y el proyecto se cierra.

2.3. Ambientes de GP (fases de coordinación)

Los ambientes en GP representan el estado de la relación con el cliente:

Ambiente	Significado	Tareas típicas
Planificación inicial	Inicio del proyecto, definición de alcance.	Kick-off, acuerdos iniciales, planificación.
Ejecución	Proyecto en curso, entrega de documentos.	Solicitudes de cambios, seguimiento, reportes.
Puesta en operación	Instalación, pruebas, comisionado.	Coordinación de pruebas, ajustes finales.
Cierre	Proyecto terminado, lecciones aprendidas.	Entrega final, evaluación, cierre con cliente.

3. Proyecto y cliente: punto de partida

Toda tarea, reunión o documento en GP está vinculado a:

1. Proyecto: El trabajo con el cliente.
2. Cliente/Promotor: Organización u persona con la que nos coordinamos.
3. Contactos principales: Nombres de personas clave en el cliente.

3.1. Información del cliente en GP

Para cada cliente o promotor, registrar:

Campo	Descripción
Nombre	Nombre oficial de la organización.
Contacto principal	Nombre, email, teléfono (representante).
Contactos secundarios	Otros decisores, técnicos, administrativos.
Ubicación	Dónde está la planta/proyecto.
Sector	Tipo de cliente (ganadero, industrial, etc.).
Características especiales	Requisitos, sensibilidades, normas.

Usar esta información para contextualizar comunicaciones y decisiones.

4. Informes de gestión

El módulo Informes en GP recoge informes de gestión, seguimiento y estado del proyecto.

Tipos de informes en GP:

• Informe de avance: Estado actual, hitos completados, próximos pasos.
• Informe de cambios: Cambios solicitados por cliente, impacto, estado.
• Informe de riesgos: Riesgos identificados, mitigación.
• Informe de reunión: Resumen de reunión con cliente, acuerdos.
• Informe de cierre: Lecciones aprendidas, evaluación de proyecto.

4.1. Propósito de informes en GP

Los informes no son documentos largos. Son registros de estado que permitgan:

• Saber en qué punto está el proyecto.
• Comunicar a cliente de forma formal.
• Documentar decisiones y acuerdos.
• Crear histórico para auditoría.

5. Lista de tareas: gestión de coordinación

El módulo List. Tareas organiza el trabajo de GP: comunicaciones, solicitudes, cambios, seguimiento.

5.1. Tipos de tareas en GP

Las tareas de GP son acciones de coordinación:

Tipo	Descripción	Ejemplo
Solicitud cliente	Cliente pide algo. GP debe procesarlo.	"Cliente solicita especificación de válvulas para aprobación."
Cambio solicitado	Cliente solicita cambio en proyecto.	"Cliente solicita agregar sistema de medición en zona B."
Coordinación técnica	Coordinar entre departamentos.	"Coordinar con Ingeniería la viabilidad del cambio."
Seguimiento	Verificar que se está ejecutando correctamente.	"Verificar que GEM ha completado montaje de la sala A."
Comunicación formal	Preparar comunicación para cliente.	"Preparar propuesta de cambios para cliente."
Resolución de problema	Cliente reporta problema. GP lo gestiona.	"Cliente reporta fuga en tuberías. Coordinar reparación con GEM."

5.2. Estructura jerárquica de tareas en GP

Las tareas se organizan igual que en otros departamentos:

Nivel 1: Grupo de tareas

Contenedor temático. Ejemplos:

• Coordinación técnica con cliente.
• Gestión de cambios.
• Seguimiento de entrega de documentos.
• Puesta en operación y comisionado.

Nivel 2: Tarea principal

Acción concreta de coordinación. Ejemplos:

• Procesar solicitud de cliente sobre especificación de equipos.
• Coordinar con Ingeniería viabilidad del cambio.
• Comunicar avance de montaje a cliente.

Nivel 3: Tarea derivada (opcional)

Desglose si es necesario. Ejemplo:

• Si "Procesar solicitud cliente" implica: entender solicitud, consultar con ING viabilidad, calcular impacto, preparar propuesta.

consejo

Las tareas de GP deben ser claras y trazables. Si la tarea es vaga ("Hablar con cliente"), es difícil de ejecutar y de verificar.

Mejor: "Solicitar al cliente aprobación para cambio de material en zona B. Enviar propuesta con impacto económico y de plazo."

5.3. Subtareas: acciones derivadas en GP

Las subtareas en GP son acciones específicas:

Ejemplos:

• "Enviar especificación de equipos a cliente para aprobación" (asignada a GP manager, 10 sept, 1h).
• "Coordinar con Ingeniería viabilidad del cambio cliente" (asignada a técnico de GP, 11 sept, 2h).
• "Preparar acta de cambios acordados" (asignada a GP administrador, 15 sept, 1.5h).

información

Cada subtarea tiene fecha, responsable, tiempo estimado. Aparece en pantalla de inicio del asignado.

5.4. Estados y validación de tareas en GP

Las tareas de GP siguen el mismo ciclo que otras áreas:

🟡

Tarea abierta

Activa. En coordinación con cliente o departamentos internos.

🔴

En supervisión

GP ha completado su coordinación. Espera validación de GP manager o director.

🟢

Tarea cerrada

Validada. Coordinación completada correctamente.

Ejemplo de ciclo:

Fase	Acción	Responsable
1	Tarea abierta: GP inicia coordinación de cambio cliente	GP
2	GP coordina con ING, GEM, COM. Prepara propuesta	GP
3	GP envía propuesta a cliente, obtiene aprobación	GP / Cliente
4	GP pasa tarea a supervisión: "Cambio cliente documentado y aprobado"	GP
5	GP manager revisa: ¿Se coordinó? ¿Documentado? ¿Cliente aprobó?	GP Manager
6	Decisión: Acepta y cierra O Devuelve con correcciones	GP Manager

6. Documentos: entrega formal al cliente

El módulo Documentos registra documentos entregados formalmente al cliente.

6.1. Documentos típicos en GP

Documentos formales con cliente:

• Propuesta inicial.
• Acuerdos de proyecto.
• Especificaciones técnicas (para aprobación).
• Propuestas de cambio.
• Informes de avance.
• Actas de reunión (formales).
• Documentos de puesta en marcha.
• Certificado de conformidad.
• Evaluación final de proyecto.

NO son documentos de GP:

• Memorias técnicas (eso es ING).
• Especificaciones de equipos (eso es ING).
• Planos (eso es ING).
• Presupuestos de compra (eso es GEM/COM).

6.2. Estructura de documentos en GP

1. Proyecto→
2. Ambiente→
3. Entregable→
4. Documento

Ejemplo:

• Proyecto 240 (Planta Granada)
  • AmbienteEjecución
    • EntregableAcuerdos de ejecución
      • DocumentoActa kick-off
      • DocumentoPlan de hitos
      • DocumentoActa de cambios acordados

6.3. Metadatos de un documento en GP

Campo	Descripción	Crítico
Título	Nombre claro del documento.	✓
Versión	Cambios mayores.	✓
Revisión	Cambios menores.	✓
Fecha de emisión	Cuándo se entregó a cliente.	✓
Destinatario	Cliente, promotor.	✓
Responsable de GP	Quién coordina con cliente.	✓
Estado	Entregado, aprobado, en revisión.	✓
Ubicación	Dónde está en Dropbox.

6.4. Procedimiento de entrega

1. Abrir Documentos en GP.
2. Seleccionar proyecto y ambiente.
3. Abrir o crear entregable.
4. Crear o actualizar documento.
5. Indicar: versión, revisión, fecha, responsable, estado.
6. OBLIGATORIO: Dejar comentario cuando se entregue al cliente.

Comentario de entrega debe incluir:

• Qué documento se entrega (nombre, versión).
• A quién se entrega (contacto cliente).
• Para qué (contexto: aprobación, información, acción).
• Qué se espera del cliente (feedback, aprobación, fecha).
• Ubicación en almacenamiento.
• Medio de entrega (correo, plataforma).

Ejemplo:

Propuesta de cambios zona B entregada a cliente (v1.0) el 15 sept via correo a Pedro Rodríguez (cliente).

Contexto: Cliente solicitó agregar difusores. Esta propuesta detalla:

• Ubicación de 3 difusores nuevos.
• Impacto técnico (presión de ventiladores).
• Impacto económico (adicional 2.500€).
• Impacto de plazo (+ 2 semanas).

Solicitado: Aprobación cliente antes del 20 sept. Ubicación: Dropbox/.../240-PROP-CAM-001-01-00.pdf

aviso

Sin comentario de entrega, la comunicación queda invisible. 6 meses después: ¿Se entregó esto? ¿A quién? ¿El cliente aprobó? Los comentarios lo cuentan todo.

7. Reuniones con cliente

El módulo Reuniones registra reuniones formales con cliente, acuerdos y derivadas.

7.1. Crear reunión con cliente

1. Abrir GP → Reuniones.
2. Pulsar Nueva reunión.
3. Completar:
   • Título: Descriptivo (p. ej., "Reunión técnica proyecto 240 - Granada").
   • Fecha y hora.
   • Proyecto.
   • Cliente/contacto.
4. Guardar.
5. Añadir participantes (de AGF y cliente).

7.2. Durante la reunión: temporizador y resumen

1. Pulsar Iniciar (botón verde).
2. Temporizador activo, fichaje de reunión comenzado.
3. En área "Resumen" (editor), registrar:

Estructura de resumen:

Acta

Reunión con cliente

15 sept 2026, 14:00-15:30

Cliente

Molina Biogás (Granada)

Asistentes AGF

Pedro (GP), Juan (Técnico)

Asistentes cliente

Carlos Pérez (Director), Eva López (Técnico)

Agenda / Temas tratados

1Avance de obra

✓Sala AMontaje mecánico 80% completado

✓Sala BInstalación eléctrica iniciada

!Sala CRetraso de 3 días (material en transporte)

2Especificación sistema de medición

·Cliente solicita agregar sensor de temperatura en zona B

Impacto técnico

VIABLE (sin cambios mayores)

Impacto económico

+1.200€

Impacto plazo

+1 semana

3Problemas reportados

!Fuga menor en tubería zona A (reportada por cliente)

·AGF: GEM realizará reparación esta semana

Decisiones tomadas

✓Aprobar adición sensor temperatura zona B

✓Calendario reparación tubería: 18-19 sept

✓Próxima reunión: 25 sept para revisar puesta en marcha

Acciones derivadas

AGF · Juandeadline: 17 sept

Especificación sensor temperatura

AGF · GEM18-19 sept

Reparación tubería zona A

Cliente · Carlosmañana

Confirmación presupuesto adicional

Amboscalendario 20-24 sept

Coordinación pruebas calefacción

Próximos pasos

·Enviar propuesta económica formal (dentro de 2 días)

·Coordinar disponibilidad para pruebas

·Mantener reunión semanal para seguimiento

7.3. Finalizar reunión y derivadas

1. Pulsar Finalizar.
2. Validar fichaje cerrado.
3. Completar resumen si falta.
4. Crear subtareas para cada acción derivada:
   • "Especificación sensor temperatura" → Juan (17 sept, 2h).
   • "Reparación tubería zona A" → GEM (18-19 sept, 4h).
   • "Enviar propuesta económica formal" → GP (mañana, 1h).
5. Guardar reunión.

consejo

Una reunión sin acción formalizada es información perdida. Cada acuerdo debe convertirse en subtarea con responsable, fecha y tiempo.

7.4. Comunicar resultado de reunión a cliente

Después de finalizar la reunión:

1. Preparar acta de reunión formal (documento en GP).
2. Enviar a cliente con comentario:

Acta reunión 15 sept adjunta. Cliente: por favor confirmar que refleja correctamente lo acordado.

Resumen acuerdos:

• Aprobada adición sensor temperatura zona B.
• Reparación tubería zona A: 18-19 sept.
• Próxima reunión: 25 sept.

8. Búsqueda de comentarios: historial con cliente

El módulo Búsqueda de comentarios permite recuperar todo lo hablado, acordado y decidido con el cliente.

8.1. Casos de uso típicos

Preguntas que responde la búsqueda:

• ¿Qué se decidió sobre sistemas de medición?

  Buscar "medición" en proyecto 240 → Encontrar: "Cliente solicita sensor zona B"

• ¿Cuándo aprobó el cliente el cambio de material?

  Buscar "material" + rango de fechas → Ver cronología

• ¿Quién reportó el problema de la tubería?

  Buscar "tubería" + tipo "problema" → Ver autor (cliente vs AGF)

• ¿Cuál fue la propuesta económica final?

  Buscar "económico" o "presupuesto" → Encontrar últimas comunicaciones

8.2. Filtrar y exportar

1. Abrir GP → Búsqueda de comentarios.
2. Escribir palabra clave.
3. Aplicar filtros:
   • Rango de fechas.
   • Autor.
   • Tipo (problema, decisión, acuerdo, cambio).
   • Proyecto.
4. Revisar resultados.
5. Exportar a PDF si es necesario (para enviar a cliente, auditoría, etc.).

9. Crecimiento orgánico de tareas: el rol crítico de GP

9.1. GP como "repartidor de trabajo"

Cuando un cliente pide algo, GP no hace el trabajo técnico directamente. GP lo reparte correctamente.

Ejemplo: Cliente solicita "Sistema de medición completo"

GP NO debería simplemente pasar el correo internamente.

GP DEBERÍA:

Paso 1: Entender

• Reunión con cliente para definir exactamente qué significa "medición completa".
• Aclarar alcance, requisitos específicos, integraciones con otros sistemas.
• Documentar en AGF App con comentario detallado.

Paso 2: Repartir trabajo

Departamento	Responsabilidad
Ingeniería	Especificar sensores y sistema de adquisición de datos
GEM	Comprar componentes, instalar hardware
GP	Comunicar avance, gestionar cambios, coordinación
Comercial	Presupuesto, facturación adicional

Paso 3: Coordinar

• GP crea tareas en cada departamento con información clara y contexto.
• GP verifica que no haya conflictos de alcance, plazo o presupuesto.
• GP actúa como punto único de contacto para evitar comunicaciones cruzadas.

Paso 4: Comunicar

• GP informa a cliente de avance regular.
• GP comunica cambios, retrasos o riesgos de forma proactiva.
• GP cierra el ciclo con entrega final y validación cliente.

9.2. Cómo formalizar solicitudes en AGF App

Cuando cliente solicita algo en reunión o correo:

1. GP crea tarea en su propia área: "Procesar solicitud cliente: sistema de medición".
2. GP analiza qué necesita: ¿Ingeniería? ¿GEM? ¿Cambio comercial?
3. GP crea subtareas en departamentos correspondientes:
   • Crear en ING: "Especificar sistema de medición" (asignada a Juan, 10 sept, 4h).
   • Crear en GEM: "Adquirir componentes sistema de medición" (asignada a GEM manager, 15 sept, 2h).
4. GP mantiene tarea de coordinación en GP abierta hasta que todo está completado y cliente aprobó.
5. GP cierra su tarea cuando entrega está completada y cliente conforme.

consejo

Este enfoque (GP como coordinador que reparte tareas a otros) es lo que diferencia un proyecto bien gestionado de uno caótico.

10. Gestión de cambios: proceso formal

Uno de los roles más críticos de GP es gestionar cambios solicitados por cliente.

10.1. Flujo de cambio

El proceso formal de gestión de cambios cliente consta de 8 fases:

Fase	Acción	Detalle
1. Recepción	Cliente solicita	"Necesitamos agregar 2 difusores más en zona B"
	GP registra	Crea tarea: "Cambio cliente: difusores zona B"
2. Evaluación Técnica	GP consulta ING	¿Es viable? ¿Impacto técnico?
	ING responde	"Sí, viable. Requiere recalcular presión ventiladores."
3. Evaluación Económica	GP consulta COM	¿Cuál es el impacto económico?
	COM responde	"Componentes + diseño: +1.500€. Plazo: +1 semana."
4. Evaluación de Plazo	GP analiza	¿Afecta fecha entrega? ¿Otros hitos comprometidos?
	GP concluye	"+1 semana es aceptable dentro del margen del proyecto."
5. Propuesta Formal	GP prepara documento	Descripción, impacto técnico, económico (+1.500€), plazo (+1 semana), solicitud de aprobación
6. Aprobación Cliente	Cliente revisa	Cliente aprueba o rechaza
	GP documenta	Comentario con aprobación, fecha, firma
7. Ejecución	GP distribuye tareas	ING: especificar; GEM: comprar e instalar; GP: seguimiento
8. Cierre	GP valida	Verifica que cambio está completado y cliente conforme
	GP cierra	Documenta: "Cambio cliente completado y validado."

10.2. Documento formal de cambio

Cada cambio debe dejar rastro en un documento de cambio registrado en GP. Este documento contiene toda la información necesaria para auditoría y trazabilidad:

Encabezado del documento:

Campo	Valor
Número de cambio	240-CAM-001
Versión	1.0
Fecha de solicitud	15 sept 2026
Cliente	Molina Biogás
Proyecto	240 - Planta Granada

Descripción: Agregar 2 difusores de aire adicionales en zona B para mejorar distribución de temperatura.

Justificación del cliente: Cliente reporta distribución desigual de temperatura en zona B. Agregar difusores mejorará confort y eficiencia operativa.

Análisis de impactos:

Aspecto	Estado	Detalles
Técnico	✅ Viable	Requiere recalcular presión de ventiladores (+1.5 kW). Cambios en plano de ventilación: menores.
Económico	+1.500€	Componentes: 800€ + Diseño: 400€ + Instalación: 300€
Plazo	+1 semana	Ejecución requiere 1 semana adicional. Nueva fecha entrega: 20 oct (antes: 13 oct).

Estado y aprobación:

Estado	Fecha	Responsable
Propuesto	15 sept	Pedro (GP Manager)
Aprobado por cliente	15 sept 18:30	Carlos Pérez (Molina)
En ejecución	16 sept	ING + GEM
Completado	(Pendiente)	—

Esta estructura garantiza que cada cambio está completamente documentado, trazable y auditable.

11. Integración de GP con otros departamentos

11.1. GP ↔ Ingeniería

GP solicita a ING:

• "¿Es viable este cambio cliente?"
• "Especificación técnica para aprobación cliente"
• "¿Cuánto tiempo tardará?"

ING responde:

• Viabilidad técnica (sí/no, razones).
• Especificación detallada.
• Tiempo estimado.

Medio: Tareas asignadas, documentos compartidos, reuniones.

11.2. GP ↔ GEM

GP solicita a GEM:

• "Compras necesarias: lista de materiales"
• "¿Puedes ejecutar esto en ese plazo?"
• "Cambio cliente: impacto en montaje"

GEM responde:

• Presupuesto de compra.
• Confirmación de plazo.
• Modificaciones operativas.

Medio: Tareas, documentos de compra, reuniones de coordinación.

11.3. GP ↔ Comercial

GP solicita a COM:

• "Presupuesto económico del cambio"
• "Facturación adicional del cliente"
• "Documentos comerciales para cliente"

COM responde:

• Presupuesto detallado.
• Propuesta económica.
• Documentos comerciales.

Medio: Tareas, documentos, reuniones.

12. Estadísticas y análisis en GP

Con tiempo y datos acumulados, GP puede analizar:

12.1. Cambios solicitados por cliente

Analizando histórico de proyectos completados, se obtienen estadísticas sobre cambios cliente:

Proyecto	Cambios solicitados	Costo promedio	Impacto plazo
226 (Murcia)	3	1.200€ / cambio	+1 semana promedio
240 (Granada)	5	1.800€ / cambio	+1.5 semanas promedio
252 (Valladolid)	2	1.000€ / cambio	+0.5 semanas promedio

Métricas consolidadas:

• Media: 3-4 cambios por proyecto
• Costo medio por cambio: 1.500€
• Impacto plazo medio: +1.5 semanas por cambio

Conclusión operativa: Para presupuestos futuros, reservar contingencia de ~2 semanas y presupuestar para 2-3 cambios esperados en el ciclo de ejecución.

12.2. Tiempo de respuesta a solicitudes

Medición de tiempos en el ciclo de cambio cliente:

Fase	Tiempo promedio	Rango
Recepción a propuesta	3 días	2-4 días
Propuesta a aprobación cliente	3.5 días	2-5 días
Aprobación a inicio ejecución	1 día	1-2 días
Total del ciclo	7.5 días	5-11 días

Oportunidad de mejora: Reducir tiempo de análisis técnico (actualmente 2-3 días). Con agilización, se podría bajar a 1.5 días, reduciendo ciclo total a 6 días.

13. Criterios de buena gestión de proyectos en AGF App

✅ Hacer:

• Registrar todo lo hablado con cliente (reuniones, cambios, acuerdos).
• Traducir solicitudes cliente en tareas internas claras.
• Documentar formalmente entregas y aprobaciones.
• Coordinar proactivamente entre departamentos.
• Mantener cliente informado de avance.
• Gestionar cambios como proceso formal, no "por la mano".
• Dejar rastro completo de decisiones.

❌ No hacer:

• Reenviar correos del cliente sin procesar.
• Pedir tareas sin contexto claro.
• Cambios sin documentación formal.
• Promesas al cliente sin verificar viabilidad.
• Comunicaciones informales en lugar de registradas.
• Retrasos no comunicados al cliente.
• Pérdida de histórico de reuniones.

14. Resumen operativo

El área GP – Gestión de Proyectos es el puente entre cliente y ejecución. Sus componentes permiten:

• Los informes comunican estado y decisiones.
• La lista de tareas organiza coordinación y cambios.
• Los documentos formalizan entregas y aprobaciones.
• Las reuniones registran acuerdos y derivadas.
• La búsqueda de comentarios recupera todo lo acordado con cliente.

Objetivo final: Que el cliente sienta que AGF está coordinado, comprende sus necesidades, comunica claramente y entrega a tiempo. Y que internamente, la ejecución sea eficiente porque GP ha repartido el trabajo correctamente.

GP es donde la relación con el cliente se transforma en tareas internas ejecutables.