Manual de AGF App: apartado Personal

Alcance

El menú Personal es el punto de contacto diario del usuario con la AGF App. Reúne dos secciones principales: Tareas administradas (para supervisores que revisan trabajo de otros) y Resumen personal (para consultar actividad propia, tiempos imputados, fichajes y productividad).

El objetivo es permitir que cada usuario:

• Organice su trabajo diario.
• Registre correctamente el tiempo dedicado.
• Supervise tareas si corresponde.
• Analice su propia productividad.
• Identifique patrones de trabajo para mejorar estimaciones futuras.

1. Acceso al apartado Personal

En el menú lateral, desplegar Personal. Se muestran las dos opciones disponibles:

☷

Tareas administradas

Supervisión de tareas asignadas como administrador, con énfasis en validaciones pendientes.

✎

Resumen personal

Dashboard de actividad propia: tiempos, tareas, fichajes y estadísticas.

2. Tareas administradas: supervisión y validación

La sección Tareas administradas es el espacio donde los supervisores y administradores revisan el trabajo de otros. Permite seguimiento, validación y control de calidad.

nota

No todos los usuarios tienen tareas administradas. Solo aparece si el usuario es supervisor, administrador de proyecto o responsable de validación.

2.1. Flujo de validación de tareas

Entender el flujo es crítico para el supervisor:

Estado 1: Tarea abierta (🟡)

• El responsable la ejecuta.
• Registra tiempo y avance.
• Realiza el trabajo.

Estado 2: En supervisión (🔴)

• El responsable ha terminado.
• Pasa la tarea al supervisor con botón "Enviar a supervisión".
• Queda pendiente de revisión del administrador.

Estado 3: Aceptada o rechazada (Decisión del supervisor)

• Si es correcta: El supervisor acepta y cierra → Tarea cerrada (🟢).
• Si necesita cambios: El supervisor rechaza → Vuelve a Abierta con comentario indicando qué corregir.

consejo

Un supervisor que acepta una tarea mala es tan problemático como un ejecutor que envía trabajo incorrecto. La validación es una responsabilidad seria.

2.2. Selección del periodo

En la parte superior se encuentra el bloque Formato fechas.

1. Elegir Meses o Años según el nivel de detalle deseado.
2. Indicar el rango de fechas.
3. Los datos se actualizan automáticamente.

Casos de uso:

• Período corto (1-2 semanas): Seguimiento inmediato de tareas en curso.
• Período largo (1 trimestre): Análisis de tendencias y patrones de trabajo.

2.3. Gráfico: Análisis de tareas administradas

El gráfico Análisis de tareas muestra la distribución de las tareas bajo supervisión según su estado:

🟡

Tarea abierta

En ejecución. El responsable está trabajando.

🔴

En supervisión

Pendiente de tu revisión. Acción requerida del supervisor.

🟢

Tarea cerrada

Validada y finalizada.

Lectura del gráfico:

• Alto número de tareas en supervisión → Hay acumulación de validaciones pendientes. El supervisor debe actuar.
• Bajo número de tareas abiertas y cerradas → Posible ralentización en ejecución.
• Patrón consistente → Ayuda a estimar cuándo se cerrarán tareas futuras.

2.4. Bloque: Pendientes de confirmación (CRÍTICO)

El bloque Pendientes de confirmación muestra las tareas que requieren tu acción ahora.

Columna	Significado	Acción
Id	Identificador de la tarea.	Usar para referencia.
PR	Referencia del proyecto.	Verificar proyecto correcto.
Nombre	Nombre descriptivo.	Entender qué se debe validar.
Asignados	Quién ejecutó.	Contexto de responsabilidad.
Fase	Ambiente del proyecto.	Ubicación en el ciclo.
Tipo	Categoría de tarea.	Naturaleza del trabajo.
Importancia	Valor manual (Alta/Media/Baja).	Criticidad.
Prioridad	Urgencia calculada.	Tiempo para actuar.
Estado	Debe ser "En supervisión".	Tarea esperando validación.

aviso

ACCIÓN INMEDIATA: Cada tarea en "Pendientes de confirmación" está esperando tu revisión. Revisar regularmente (p. ej., cada mañana) para no acumular validaciones.

Proceso de revisión:

1. Abrir la tarea.
2. Revisar descripción, comentarios, fichaje de tiempo.
3. Si el trabajo es correcto:
   • Pulsar Aceptar → La tarea se cierra.
   • Opcionalmente, dejar comentario de confirmación.
4. Si el trabajo necesita cambios:
   • Pulsar Rechazar → Tarea vuelve a Abierta.
   • OBLIGATORIO: Dejar comentario explícito diciendo qué corregir.
   • El responsable verá el comentario en su pantalla de inicio.

2.5. Bloque: Tareas pendientes

Muestra las tareas que siguen abiertas (aún en ejecución).

Columna	Descripción
Id	Identificador.
PR	Proyecto.
Nombre	Descripción de la tarea.
Administradores	Quién la supervisa (normalmente tú).
Asignados	Quién la ejecuta.
Fase	Ambiente.
Tipo	Tipo de tarea.
Importancia	Manual (Alta/Media/Baja).
Prioridad	Urgencia calculada.
Estado	Abierta.
Tiempo estimado	Tiempo previsto en minutos.

Uso operativo:

• Ver cuándo se espera que se completen (fecha límite).
• Identificar tareas que van a ser críticas (prioridad alta).
• Detectar retrasos (si la tarea ha estado "abierta" más tiempo del estimado).

consejo

Usar filtros por importancia o prioridad para enfocarse en lo crítico. No todas las tareas pendientes requieren acción inmediata.

2.6. Bloque: Tareas finalizadas

Muestra el histórico de tareas ya validadas y cerradas.

Uso:

• Verificar que se cierran a ritmo esperado.
• Auditoría: quién hizo qué, cuánto tiempo costó.
• Aprendizaje: si tareas similares futuras tardaron X tiempo, esta nueva debería tardar aproximadamente X.

2.7. Controles de tabla y filtrado

En cada tabla disponible:

• Ordenación: Cliquear en cabecera de columna (nombre, fecha, importancia, etc.).
• Filtros: Buscar por nombre, proyecto, fase, responsable.
• Paginación: Seleccionar número de registros por página.
• Limpiar: Botón para resetear todos los filtros.

Ejemplo de filtrado útil:

• Filtro: Proyecto = "252", Prioridad = "Alta".
• Resultado: Solo tareas críticas del proyecto 252 que necesitan atención.

2.8. Acciones sobre tareas individuales

Desde la lista, cada tarea permite:

• Abrir: Acceder a la ficha completa (descripción, comentarios, fichaje, subtareas).
• Editar: Modificar datos si tienes permisos.
• Eliminar: Borrar la tarea.

aviso

Usar con extrema precaución; puede afectar historial.

• Crear nueva: Generar una tarea nueva en el mismo grupo.

3. Resumen personal: dashboard de actividad propia

La sección Resumen personal es tu espacio individual. Reúne tu actividad, tiempos, productividad y estadísticas personales dentro del periodo seleccionado.

3.1. Concepto operativo del Resumen personal

El Resumen personal no es solo un reporte. Es tu herramienta diaria para:

1. Organizar el día: Ver qué tienes que hacer hoy.
2. Registrar tiempo correctamente: Inicio y cierre de fichajes.
3. Evaluar productividad: Qué tiempo invertiste vs. resultado.
4. Mejorar estimaciones futuras: Si estimas 2h y tardas 3h regularmente, ajusta.
5. Detectar patrones: Dónde se te acumula trabajo, qué actividades consumen más tiempo.

3.2. Selección del periodo: el primer paso

En la parte superior, bloque Formato fechas.

1. Elegir Meses o Años.
2. Indicar rango (p. ej., últimas 2 semanas, último mes, último trimestre).
3. Todos los gráficos, tablas y estadísticas se actualizan automáticamente.

Estrategia recomendada:

• Hoy/Esta semana: Seguimiento inmediato. ¿Qué tengo que hacer ahora?
• Este mes: Tendencias semanales. ¿Cómo va el mes?
• Último trimestre: Análisis de productividad. ¿Cuánta dedicación invierto por tipo?

consejo

Revisar tu Resumen personal al inicio de la jornada (5 minutos) y al final (10 minutos). Es el termómetro de tu actividad.

3.3. Panel: Tiempos dedicados (gráfico)

Muestra el tiempo total imputado durante el periodo seleccionado, expresado en horas.

Interpretación:

• El gráfico representa distribución del tiempo entre tareas registradas.
• Identifica a qué trabajos has dedicado más tiempo.

Análisis útil:

• ¿Cuántas horas he trabajado en tareas de ingeniería vs. documentación?
• ¿Dónde se concentra mi tiempo?
• ¿He dedicado tiempo a lo que debía?

aviso

Crítico: Los tiempos proceden ÚNICAMENTE de fichajes. Para que sea fiable:

• Debes iniciar el fichaje cuando empiezas a trabajar.
• Detener cuando terminas.
• Si trabajas sin fichar, ese tiempo NO aparece.
• Los fichajes automáticos que se detienen a las 15:00 se registran correctamente.

Garantía de calidad: Si tu Resumen personal "no muestra" una tarea, es porque no fichaste en ella.

3.4. Gráfico: Análisis de tareas personales

Distribuye tus tareas asignadas por estado:

🟡

Tarea abierta

Tareas que aún estás ejecutando. Trabajo en curso.

🔴

En supervisión

Tareas que ya terminaste pero están esperando validación de tu supervisor.

🟢

Tarea cerrada

Tareas ya validadas y cerradas. Trabajo completado.

Lectura rápida:

• Muchas tareas "en supervisión" → Esperas validación de otros. Presionar a supervisores si no actúan.
• Pocas tareas "cerradas" → Bajo ritmo de conclusión. Aceleración o replanificación necesaria.
• Muchas "abiertas" → Carga de trabajo. Normal si hay muchos proyectos.

3.5. Panel: Tareas comenzadas (tu trabajo activo)

Muestra todas las tareas en las que has registrado actividad (tienes fichaje).

Columna	Significado	Uso
Id	Identificador único.	Referencia.
Nombre	Descripción de la tarea.	Saber qué es.
Importancia	Asignada manualmente (Alta/Media/Baja).	Saber si es crítica.
Prioridad	Calculada automáticamente.	Decidir qué hacer primero.
Fecha fin	Fecha límite.	Cuándo debe estar lista.
Tiempo estimado	Tiempo previsto en minutos.	Cuánto se estimó.
Tiempo dedicado	Tiempo ya fichado en minutos.	Cuánto has invertido realmente.
Fichaje	Control de tiempo en curso.	Botón START para comenzar.

Análisis crítico:

Comparar Tiempo estimado vs Tiempo dedicado:

• Si estimaste 120 min y ya has dedicado 180 min, la tarea cuesta más de lo previsto.
• Si esto es recurrente en un tipo de tarea, ajustar estimaciones futuras.

Ejemplo:

Dato	Valor
Tarea	Revisar plano técnico
Tiempo estimado	60 minutos
Tiempo dedicado	95 minutos
Diferencia	+35 minutos (58% más de lo estimado)

Conclusión: Las revisiones técnicas de esta complejidad tardan ~95-100 minutos. Para próximas estimaciones similares, usar 90-100 minutos como referencia en lugar de 60.

Botón de fichaje (columna Fichaje):

• Verde START: Comenzar a registrar tiempo en esta tarea.
• Rojo STOP: Detener el fichaje en curso.
• Contador: Si hay un fichaje activo, muestra tiempo transcurrido en tiempo real.

aviso

Disciplina operativa:

1. Antes de empezar una tarea, inicia el fichaje.
2. Trabaja en el escritorio 1 (trabajo activo, p. ej., Word, Excel, CAD).
3. Cuando cambies de tarea, detén el fichaje anterior e inicia el nuevo.
4. Si entras a revisar documentación o correo (escritorio 3), puedes pausar fichaje.
5. Si entras en una reunión, la reunión tiene su propio fichaje.

3.6. Panel: Tareas personales

Las tareas personales son trabajos que te creas para ti mismo, no asignados por un proyecto formal.

Ejemplos:

• Investigación interna.
• Mejora de procesos.
• Formación.
• Revisión de documentos obsoletos.
• Proyectos internos de AGF.

Columna	Descripción
Id	Identificador.
Título	Nombre.
Proyecto	Asociado, si aplica.
Fecha fin estimada	Cuándo esperas terminar.
Tiempo estimado	Duración esperada en minutos.
Estado	Abierta, en supervisión, cerrada.
Fecha creación	Cuándo la creaste.

Crear tarea personal:

1. Pulsar Nueva tarea.
2. Completar: Título, descripción, fecha fin, tiempo estimado.
3. Opcionalmente: asociar a un proyecto.
4. Guardar.
5. Aparecerá en tu listado de "Tareas comenzadas" cuando fiches en ella.

nota

Las tareas personales son tuyas. No aparecen necesariamente en "Tareas administradas" de otros.

3.7. Panel: Fichajes realizados (historial completo)

Muestra todos tus fichajes del periodo seleccionado. Es el registro granular de dónde invirtió tiempo.

Columna	Descripción
Id	ID de la tarea o registro.
Concepto	Qué es: Tarea, Informe, Reunión, etc.
Comienzo	Fecha y hora exacta del inicio.
Fin	Fecha y hora exacta del cierre.
Tiempo total	Duración total registrada.
Tiempo máximo	Referencia esperada (si aplica).

Análisis de fichajes:

• Verificar que todos los días laborables tienen fichajes.
• Si hay un día sin fichajes, preguntarse: ¿No trabajé? ¿Olvidé fichar?
• Detectar si hay fichajes muy largos sin interrupción (p. ej., 8 horas seguidas) → Posible error; debería haber pausas.

Acceso a la tarea relacionada:

• Las flechas permiten clicar y abrir la tarea asociada.
• Útil para entender contexto: "¿Por qué tardé 3h en esta tarea?"

Controles disponibles:

• Filtros: Por concepto, proyecto, tarea, fecha.
• Ordenación: Por fecha, duración, concepto.
• Paginación: Número de registros por página.

3.8. Acción: Exportar reporte personal

Botón Exportar reporte personal genera un PDF con:

• Periodo seleccionado.
• Resumen de tiempos.
• Gráficos de distribución.
• Listado de tareas.
• Estadísticas.

Uso:

• Enviar a tu supervisor.
• Documentar productividad para evaluación.
• Archivar para auditoría.
• Analizar patrones personales.

Antes de exportar:

• Verificar que el periodo es correcto.
• Comprobar que los fichajes están actualizados.
• Revisar que no hay datos sensibles u incompletos.

4. Ciclo diario recomendado: integración con escritorios

El flujo diario óptimo integra la AGF App con tu espacio de trabajo:

4.1. Inicio de jornada (5 minutos)

1. Abrir Personal → Resumen personal.
2. Seleccionar periodo: "Hoy" o "Esta semana".
3. Revisar:
   • ¿Qué tareas me han asignado? (Tareas comenzadas)
   • ¿Qué tengo pendiente de validación? (Pendientes de confirmación, si eres supervisor)
   • ¿Cuál es la prioridad? (Importancia + Urgencia)
4. Abrir la primera tarea.
5. Iniciar fichaje en esa tarea.
6. Pasar a Escritorio 1 (Word, Excel, CAD, etc.) para trabajar.

4.2. Durante la jornada

Cambio de tarea:

1. Terminar o pausar trabajo actual.
2. Volver a Escritorio 2 (AGF App).
3. Detener fichaje de tarea anterior.
4. Abrir siguiente tarea.
5. Iniciar fichaje nuevo.
6. Volver a Escritorio 1.

Alternancia de escritorios:

• Escritorio 1: Trabajo productivo (30-90 min de concentración).
• Escritorio 2: AGF App para cambios de tarea (2-5 min).
• Escritorio 3: Correo, Teams, consultas (pausadas durante Escritorio 1).

4.3. Fin de jornada (10 minutos)

1. Cerrar o pausar toda actividad.
2. Volver a Escritorio 2 (AGF App).
3. Detener fichaje activo.
4. Revisar Resumen personal:
   • ¿Fichajé en todo lo que trabajé?
   • ¿Hay inconsistencias?
   • ¿Completé alguna tarea?
5. Si completaste tarea:
   • Pasar a supervisión (botón en tarea).
   • Opcionalmente, dejar comentario resumen.

5. Análisis de productividad: uso avanzado del Resumen personal

5.1. Comparar tiempo estimado vs. tiempo real

Paso a paso:

1. Seleccionar periodo (últimas 4 semanas).
2. Ir a Tareas comenzadas.
3. Para cada tarea, calcular la diferencia:
   • Diferencia = Tiempo dedicado − Tiempo estimado
   • Si el resultado es positivo y recurrente → Subestimas (tus estimaciones son bajas).
   • Si es negativo → Sobrestimas (tus estimaciones son altas).
4. Documentar patrones: ¿Qué tipo de tareas siempre tardan más?
5. Ajustar estimaciones futuras basadas en datos reales.

Tabla analítica (crear en mente o Excel):

Tipo de tarea	Estimé	Realidad	Diferencia	Frecuencia	Nuevo estimado
Revisar plano	60 min	95 min	+35 min	Siempre	90 min
Redactar oferta	120 min	110 min	-10 min	Frecuentemente	110 min
Reunión con cliente	60 min	90 min	+30 min	Siempre	90 min

consejo

Conclusión: Ajustar estimaciones futuras basadas en datos reales.

5.2. Identificar dónde se concentra tu tiempo

Análisis:

1. Ir a Tiempos dedicados (gráfico).
2. Ver distribución: ¿Cuál es la tarea/proyecto que consume más?
3. Preguntar:
   • ¿Es el esperado?
   • ¿Hay una tarea que consume desproporcionadamente?
   • ¿Necesito escalada o ayuda?

Ejemplo:

• Estimado: 40% ingeniería, 40% documentación, 20% reuniones.
• Real: 20% ingeniería, 10% documentación, 70% reuniones.
• Conclusión: Demasiadas reuniones. Proponer agenda más eficiente.

5.3. Detectar retrasos y patrones

En Tareas comenzadas:

• Si una tarea lleva "abierta" 3 semanas cuando se estimó para 1 semana → Problema.
• ¿Bloqueada? ¿Sin claridad? ¿Depende de otros? Investigar.

Patrón recurrente:

• Si muchas tareas de diseño se retrasan → Posible falta de datos, cambios de criterio, o subestimación.
• Documentar el patrón. Llevarlo a supervisión.

6. Supervisión efectiva: para administradores de tareas

Si eres supervisor (tienes "Tareas administradas"):

6.1. Revisión diaria de pendientes

• Inicio de jornada: 5 minutos en "Pendientes de confirmación".
• Si hay más de 3 tareas pendientes desde hace más de 2 días → Acción inmediata.
• Revisar cada tarea: ¿Se ha hecho correctamente?

6.2. Criterios de validación

Al revisar una tarea:

1. ¿Se completó el trabajo? Ver descripción y comentarios.
2. ¿Es de calidad? Abrir documento, revisar resultado, comprobar especificaciones.
3. ¿Tiempo registrado es razonable? Comparar con estimado y con histórico.
4. ¿Hay subtareas sin resolver? Verificar que todo está cerrado.

Decisión:

• ✅ Aceptar: El trabajo es correcto. Tarea se cierra.
• ❌ Rechazar: Escribir comentario específico sobre qué corregir. Tarea vuelve a abierta.

6.3. Comunicación efectiva en rechazos

Si rechazas una tarea, el comentario es crítico. Debe responder:

• ¿Qué está mal?
• ¿Específicamente dónde?
• ¿Qué criterio no se cumple?
• ¿Qué información necesita el responsable para corregir?

Ejemplo de un mal comentario:

"Esto está mal. Revísalo."

Ejemplo de un buen comentario:

"La tercera hoja tiene inconsistencia en cotas: plano indica 2.5m pero memoria dice 2.3m. Sincronizar. Línea 47 de memoria. Ver archivo adjunto con marcas en rojo."

---

7. Recomendaciones finales

✅ Diariamente:

• Revisar tu Resumen personal al inicio y al final de jornada.
• Iniciar y detener fichajes correctamente.
• Si eres supervisor, revisar "Pendientes de confirmación".

✅ Semanalmente:

• Analizar distribución de tiempos.
• Detectar patrones (tareas que se retrasan, retrasos recurrentes).
• Ajustar prioridades si es necesario.

✅ Mensualmente:

• Exportar reporte personal.
• Analizar tendencias (dedicación por tipo, productividad, mejoras).
• Ajustar estimaciones futuras basadas en datos reales.

✅ Antes de estimar una tarea nueva:

• Revisar tareas similares anteriores en tu Resumen personal.
• Ver cuánto tiempo realmente tomaron.
• Usar eso como referencia, no imaginación.

información

El valor de la AGF App está en los datos. Si no ficheas correctamente, los datos son basura. Si los datos son basura, no puedes mejorar estimaciones ni productividad. La disciplina de registro es la base.

consejo

Futuro: Asistente IA

Próximamente, tu Resumen personal tendrá un asistente IA que:

• Sugiera qué hacer hoy basado en prioridades, fechas límite y tiempo disponible.
• Analice automáticamente patrones de productividad.
• Alerte si estimas 2h pero típicamente tardas 3h.
• Proponga mejoras en organización del trabajo.

Mientras tanto, revisar manualmente tu Resumen personal es tu ventaja competitiva.